Servicio de Power BI

Mar 17 / Juanma Martínez Rodríguez
¿Has terminado de trabajar en local, en Power BI Desktop, tu modelo de datos y quieres saber cuál es el siguiente paso que dar para trabajar en la nube?
 
¿Tienes a varios usuarios de tu organización con la necesidad de acceder a un mismo conjunto de datos, y quieres facilitárselos de forma personalizada en función del rol o necesidades reales de cada uno?
  
La respuesta a estas preguntas, las puedes encontrar en el Servicio de Power BI y sus muchas funcionalidades, ¿lo conoces? En este post te contamos todo lo que debes saber. 

¿Qué es el Servicio de Power BI?

El Servicio de Power BI es la opción que ofrece Power BI para que podamos exportar a la nube y aplicar una serie de funcionalidades al modelo de datos que hemos trabajado en local, a través de Power BI Desktop.
 
En función de las necesidades de cada organización, podremos aplicar unas u otras, hasta el punto de poder personalizar el acceso de diferentes usuarios a un mismo conjunto de datos en función de su rol y necesidades en la empresa.
 
Podemos acceder a este servicio de forma gratuita pero, si queremos acceder a las funcionalidades de compartir informes y crear áreas de trabajo colaborativas, debemos contar con una licencia de Power BI PRO, cuyo coste es de 8,40€, que nos ofrece una capacidad de almacenamiento de 10 GB.

Ventajas del Servicio de Power BI en la nube

1) En el Servicio de Power BI están integradas todas las aplicaciones de Microsoft. Habrá más o menos opciones disponibles en función de las licencias que dispongas.
 
2) Podremos administrar el modelo de datos, que se podrá publicar desde el Servicio de Power BI o desde el propio archivo (Pbix) en el que hemos trabajado en local. Una vez publicado, lo tendremos disponible en el Servicio.
 
3) El hecho de que de un mismo conjunto de datos podamos crear distintos modelos adaptados a cada uno de los roles existentes en la organización, ayudará a no colapsar el servicio, cuando comience la actualización de los datos y el uso de recursos.
4) Este Servicio nos ofrece la opción de crear áreas de trabajo, que son las unidades básicas de información dentro del mismo. Esto nos posibilita ver si tenemos o no un conjunto de datos, informes o paneles y determinar los miembros y las funcionalidades a las que tendrán acceso en función de su rol.
Habrá que valorar entonces la jerarquía de permisos, en función de la información a la que queremos que pueda acceder cada usuario en cuestión (nivel de seguridad).
 
5) Una funcionalidad al publicar en el conjunto de datos es poder analizar la información en Excel. Es decir, puedo tener un Excel conectado al modelo y cada vez que actualice sus datos lo harán también los datos del servicio.
 
6) Se puede crear un informe desde 0 conectado al servicio, cuya información dependerá de la actualización del conjunto de datos.
 
Con esta funcionalidad, se evita tener distintos modelos que contengan los mismos datos y podremos tener tanto informes como queramos que cuelguen del mismo conjunto de datos, del mismo modelo.
 
7) Otra funcionalidad del Servicio de Power BI, es que se puede programar la actualización automática de los datos, eligiendo la frecuencia de actualización incluso las franjas horarias en las que deba producirse, pudiendo hacer un seguimiento de éstas a través de un historial.
Este servicio ser puede actualizar como máximo 8 veces al día, siempre y cuando tengas la licencia de Power BI PRO, si este número es insuficiente, puedes adquirir una licencia mayor, la de Power BI Premium, con la que actualizarlo de forma automática hasta 48 veces al día.
 
8) A través de una suscripción de aviso, en caso de error de una actualización de datos podremos monitorizarlo. En función del volumen del modelo y de su complejidad, el tiempo de actualización variará por lo que es primordial tener optimizados los modelos.
 
9) Una forma de paliar algunas de las limitaciones que veremos en el punto anterior, es poder hacer un informe desde el Pbix sin posibilidad de modificar el modelo.
 
10) A través de los paneles, presentes en el Servicio, la información vendrá a nosotros. Además:
  • Se sintetiza la información y se mantienen los filtros.
  • Se puede combinar información de diferentes informes.
  • Se puede meter información de diferentes conjuntos de datos en él.
Los paneles son un lienzo único donde poder ir incluyendo visualizaciones a modo de resumen o cuadro de mando. Tengo mi modelo, y los datos clave que quiero ver.
 
11) Otra potencialidad del panel consiste en poder mandar datos ya filtrados, que son dinámicos y por tanto sintetizan toda la información. Se puede combinar información de distintos informes y conjuntos de datos, siempre que estén dentro del mismo conjunto de datos.
 
12) Desde el propio Servicio de Power BI, si el modelo está preparado tendremos la opción de exportar a Power Point, PDF, o imprimir un informe que ya estemos viendo en el Servicio. Los que exportemos será estático y no se va a actualizar.
13) La suscripción a correos electrónicos, es otra funcionalidad disponible dentro del Servicio de Power BI, tanto en los informes como en los paneles. Esto es algo exclusivo del Servicio y se puede programar la frecuencia de estos emails.
 
Con su envío, podremos mostrar el informe o panel seleccionado sin necesidad de acceder al Servicio de Power BI. Si programamos más de un envío diario, éste se hará siempre después de cada actualización.
14) Añadir comentarios: Tanto en el informe como en el panel están disponibles los comentarios, que nos permiten crear una conversación asociada a los mismos, siendo posible referenciarlos (@) a la persona mencionada.
15) Métricas de uso: Esta funcionalidad es fundamental para monitorizar las interacciones o visualización de nuestro panel o informe.
 
Las métricas generan un informe que nos indica los usuarios que han accedido y por dónde lo han hecho.
16) Podremos visualizar a través de un dispositivo móvil nuestros paneles e informes.
Esta visualización no será efectiva hasta que hayamos editado el panel y hagamos expresa la misma.

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Limitación del Servicio de Power BI

Existen algunas limitaciones del Servicio de Power BI en la nube, entre las que destacan: 
  • La calidad de acceso al Servicio de Power BI, depende del buen o mal servicio de internet del que dispongamos en un momento determinado.
  • El Servicio se puede actualizar como máximo en un día 8 veces, lo cual puede ser correcto para unas organizaciones o usuarios e insuficiente para otros. Dependiendo del contexto, nos interesará trabajar o no con este Servicio.
  • Cuando creamos un informe en el Servicio sólo estarán disponibles el 90% de las funcionalidades que tengo en Power BI Desktop, por ejemplo, no se pueden hacer medidas nuevas, aunque esto realmente es una ventaja.
  • Existen también una serie de limitaciones a nivel de formato:, no están disponibles en el servicio de Power BI: traer al frente y hacia atrás, alinear a izquierda o derecha o la brochita para copiar formato de una visualización a otra.
  • En la exportación del modelo a Power Point, PDF o impresión no siempre se respeta el formato, aunque cada vez se está consiguiendo avanzar más en este terreno.
Esperamos que te haya gustado este post y tengas ganas de empezar a utilizar el Servicio de Power BI. Aquí tienes otros post que pueden interesarte:
 
 
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Autor del artículo:

Juanma Martínez Rodríguez 
Reponsable de Contenidos de Xerppa for Higher Education
Periodista. Máster en SEO/Copywriter y Media Buyer