Jul 2 / Alejandro Rodríguez

Actualizar modelo desde Power BI con Power Automate

En el video se muestra todo el proceso pero también te lo explicamos por escrito. A continuación, vamos a mostrar cómo desarrollar de forma muy sencilla un botón en Power Automate para que nuestro cliente pueda actualizar tanto el flujo de datos como el modelo financiero, sobre todo en periodos de cierre de mes donde no puede esperar a la programación automática ni mucho menos al otro día para tener la Info.
 
Lo primero que debemos tener en cuenta es el volumen de información del cliente puesto que, si se trata de un modelo financiero que le lleva tiempo actualizar, es preferible elaborar antes un informe que tire de un modelo financiero (aparte del tradicional) donde contenga las tablas que son estrictamente necesarias para llevar un Sumas y Saldos y así descomprimir su carga. Si se tratara de un modelo que normalmente se actualiza rápido, quizás simplemente con un informe tirando del modelo tradicional sea suficiente, pero hay que valorarlo bien antes.
Por otro lado, saber que dicha automatización debemos elaborarla en un entorno DEFAULT de lo contrario no surtirá efecto todo lo que hagamos posteriormente. (Al menos al momento de elaborar esta documentación, es la única forma).
Nos logueamos en Power Automate entonces…
Nos vamos a MIS FLUJOS, y allí seleccionamos FLUJO DE NUBE INSTANTANEA donde pondremos un nombre al flujo y seleccionaremos el “Botón de Power BI”:
Posteriormente añadiremos un nuevo paso, y buscaremos la acción “Actualizar Flujo de Datos”:
Aquí es importante tanto ir nombrando los pasos que vamos realizando (hay 3 puntitos a la derecha de cada cajetilla donde podemos renombrar) y además ahí mismo chequear la conexión a la que estamos accediendo, algo no menos importante, sobre todo si en algunos pasos debemos conectarnos con diferentes credenciales:
Una vez verificada la conexión solo procedemos a buscar la ubicación del flujo de datos de forma muy sencilla. Y una vez hecho esto, añadimos otro paso donde vamos a buscar la misma operación Flujos de Datos de Power Query pero esta vez como desencadenador para constatar que nuestro flujo ya ha terminado de actualizar, y los campos a rellenar son idénticos al anterior.
Posteriormente, vamos a añadir un paso de control con una condición, para saber que ya podemos proceder a actualizar el modelo de datos porque ha finalizado.

En este caso vamos a utilizar el contenido dinámico que nos ofrece Power Automate para preguntar si el estado del flujo de datos es exitoso, o sea que ya se actualizó correctamente. Aquí tenemos que utilizar la palabra SUCCESS para que lo comprenda.
Como pueden ver nos va a dar 2 opciones, una positiva y otra negativa.

Añadimos paso en el positivo y buscamos la opción de Actualizar un Conjunto de Datos como acción donde siempre chequeando las conexiones y renombrando el paso a gusto, completaremos los 2 campos sencillos que solicita:
Añadimos un paso y ahora vamos a buscar que una vez este todo el proceso finalizado, el usuario reciba al menos un correo electrónico con dicha confirmación para seguir trabajando. Es decir, vamos a seleccionar una operación de correo que dependerá de del tipo de cuenta o licencia que tenga el usuario, en este caso vamos a buscar una cuenta de Outlook de Office 365:
Y aquí lo único que vamos a hacer (insisto que previamente chequeemos la conexión y renombremos el paso de ser necesario), es aprovechar el contenido dinámico, además de poner la o las direcciones de correo que sean necesarias:
Y en caso contrario, es decir en caso negativo, directamente vamos a indicarle al usuario por correo electrónico que se ha producido una falla en la actualización: 
Una vez terminado todo este flujo, lo renombraremos, lo guardaremos y lo comprobaremos tal como nos da como opciones arriba a la derecha. Una vez nos indique que el flujo fue guardado y comprobado correctamente, se nos mostrara en el panel de MIS FLUJOS:
Con esto terminado, nos resta ir al informe, y ejecutar la visualización de Power Automate donde abrimos el PBIX y tenemos que hacer 3 cosas básicamente:

1 – Nos importamos la visualización de Power Automate (Preview) presionando en los 3 puntitos de las visualizaciones para “Obtener más Objetos Visuales”:
2 – Hacemos clic en la visualización y nos llevamos al menos una medida genérica como Ventas, PyG, etc simplemente para que la visualización funcione, eventualmente podemos llevarnos las medidas que queramos que luego las podremos ver en formato tabla, pero no es el punto al que nos referimos, es simplemente una medida para que funcione la visualización.

3 – Así, en los 3 puntitos de la visualización, buscamos la opción de editar la visualización, lo cual nos abrirá todos los flujos que tengamos disponibles en el entorno DEFAULT de este tenant:
Hacemos click en aplicar y ya tenemos el botón en nuestro canvas para poder configurar (cambiar nombre, formato, etc) y utilizar a gusto.
Como pueden observar es hacer eso y darle aceptar para que el trabajo del objeto visual este completo. Espero les sea de utilidad.

Autor del artículo:

Alejandro Rodríguez
Controller Senior en Climbea.
Business Intelligence for Controlling. CCA® Global GCCI. C1® Trinity CL.  Transformación digital. Economista.